INTRODUCCIÓN

Grupo BMA identifica con claridad y define a través de este Código de Ética una serie de pautas de comportamiento que faciliten los principios de responsabilidad a toda prueba, comunicación fluida, precisa y ágil, transparencia y trabajo en equipo que nos caracterizan  y que nos han convertido a través de los años en una de las organizaciones profesionales referentes a nivel centroamericano para la prestación de servicios legales integrales en propiedad intelectual, derecho de la publicidad y la competencia, derecho fiscal, normas institucionales de carácter regulatorio y derecho societario.

Nuestro objetivo es que todos nuestros profesionales, equipo de trabajo, independientemente de su cargo o responsabilidad, tengan plena conciencia de las implicaciones, privilegios y responsabilidades que conlleva ser parte del
Grupo BMA, comprendiendo que son nuestros valores compartidos y principios éticos, los que deben orientar y enmarcar nuestro desempeño profesional y personal.

El presente Código busca servir como guía, referencia informativa y fuente documental para ayudarnos a todos los que orgullosamente formamos parte de nuestro Grupo a escoger la opción éticamente más adecuada en cualquier circunstancia o conflicto; sin desconocer que la responsabilidad, el sentido común y la formación y conciencia ética individual serán el filtro inicial y alerta temprana de escenarios de incertidumbre. 

La dirección del Grupo está permanentemente comprometida en velar por el cumplimiento de este Código y proporcionar los mecanismos adecuados para comunicar, identificar y resolver dudas, incidencias, así como para considerar, resolver y comunicar sobre las decisiones tomadas en caso de conflicto o duda, pues el presente Código no pretende ser exhaustivo o taxativo.

MISIÓN

La misión del Grupo BMA, que incluye a su firma insignia BUFETE MEJÍA & ASOCIADOS, la empresa de traducciones legales y comerciales AMIGO TRANSLATIONS, y la INICIATIVA MEJÍA PARA LA PROMOCIÓN Y PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL (MI IP3), sigue estando firmemente anclada en su objetivo de ofrecer servicios legales competitivos y de alta calidad en las áreas de Propiedad Intelectual, Derecho Publicitario y de la Competencia, Asuntos Regulatorios, Derecho Fiscal y Derecho Societario. A lo largo de los años, el Grupo ha evolucionado y se ha consolidado como un referente en Centroamérica, no solo en la prestación de servicios legales, sino también en el ámbito de las traducciones legales multilingües y en la promoción del conocimiento y la protección de la propiedad intelectual, como pilares esenciales del desarrollo económico y social.

VISIÓN

Posicionarnos como el Grupo líder en Honduras y Centro América en la prestación de servicios integrales de Propiedad Intelectual, Derecho Publicitario y de la competencia, Asuntos Regulatorios, Derecho Fiscal y Derecho Societario, y un referente regional para la prestación de servicios relacionados importantes para el mundo jurídico y comercial y para la promoción del conocimiento y protección de la propiedad intelectual como un elemento clave del desarrollo económico y social.

VALORES COMPARTIDOS 

Enfoque de Servicio al Cliente

Integridad y Transparencia

Innovación constante en Procesos de Calidad Total

Educación continua

Confidencialidad y protección de datos

Lealtad y Permanencia

Compromiso social

Tolerancia e inclusión 

OBJETIVOS DE ESTE CÓDIGO

1. Servir de norte a los integrantes del Grupo BMA para comprender con claridad el significado para el grupo del comportamiento ético y la integridad profesional, así como a trasladar ambos conceptos al comportamiento y a la toma diaria de decisiones.

2. Ofrecer una guía específica sobre la conducta profesional apropiada en torno a materias sensibles como confidencialidad, servicio al cliente, capacitación profesional y liderazgo.

3. Identificar y fomentar comportamientos que mantengan y aumenten la reputación del Grupo BMA potenciando sus estándares de servicio y la búsqueda permanente e incesante de la CALIDAD TOTAL.

4. Identificar claramente los comportamientos no aceptados, incluyendo prácticas corruptas, discriminatorias, desleales o injustas.

5. Incentivar sentimientos de pertenencia e integración de todos los integrantes del Grupo, motivándoles a insertarse en procesos de educación continua para su beneficio personal y del Grupo.

6. Fortalecer la cultura de permanencia del Grupo, incentivando relaciones de largo plazo con clientes y proveedores. Reiterar que el compromiso profesional, laboral y social del Grupo BMA es de largo plazo.

LINEAMIENTOS GENERALES DE COMPORTAMIENTO

Debemos siempre tener en cuenta que este Código intenta contemplar muchas de las situaciones conflictivas o potencialmente conflictivas a las que nos enfrentaremos como profesionales y colaboradores del Grupo BMA, pero no puede considerar todas las circunstancias.

En caso de que se produzca una situación no contemplada en el Código, cada profesional y colaborador de Grupo BMA deberá acudir a su propia conciencia para determinar el mejor modo de encarar esa situación conflictiva en el marco de los Principios Éticos del Grupo y de los Valores Compartidos, buscando la guía y colaboración oportuna de la administración, socios y de sus colegas y compañeros, a través de canales de consulta apropiados y transparentes.

A menudo, la reflexión sobre las respuestas que se darían a preguntas como las que se indican seguidamente será de ayuda para resolver la situación: 

• ¿Me siento incómodo con la situación conflictiva? ¿Por qué? 

• ¿Qué debería hacer para que mi comportamiento refleje el espíritu del Código de Ética de Grupo BMA? ¿Mi conducta es acorde a dicho Código? 

• ¿Estoy siendo justo y honesto? 

• ¿Se vería afectada la reputación o los intereses tanto personales como del Grupo si se divulgase lo sucedido? 

• ¿Qué debería hacer para fomentar el comportamiento ético del equipo de trabajo? 

• ¿Estoy cumpliendo con mis responsabilidades y actuando Independientemente de mi cargo o función? 

• ¿Existen otras alternativas a la conducta que pienso mantener? 

• ¿Cuáles son las consecuencias que podrían derivarse de mi comportamiento, ya sea para mí mismo, para el Grupo, para el cliente, o para cualquier otra persona o entidad? 

• ¿Qué pasos podría dar para mitigar los riesgos inherentes a esta situación? 

• ¿A quién podría preguntarle sobre esta situación?

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PAUTAS DE COMPORTAMIENTO

1. Todos los integrantes del Grupo BMA deben prestar consistentemente servicios de la más alta calidad, asegurando el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes conforme a los más altos estándares internacionales. Para ello se deberán observar y utilizar de forma óptima los procesos de gestión de calidad establecidos, así como los recursos humanos, técnicos y logísticos necesarios.

2. Todos los integrantes del Grupo BMA deberán seguir los procesos, normas y políticas del Grupo para el manejo, protección y control apropiado y confidencial de la información y datos a los que tengamos acceso por cualquier medio físico, personal o electrónico en razón de los servicios prestados o por cualquier otro motivo. Tales datos e información no podrán nunca ser compartidos con cualquier persona ajena al Grupo, excepto por razones legales (orden judicial o administrativa) y profesionales. Cualquier otro uso de dicha información está estrictamente prohibido. Por información privilegiada se entiende aquella información confidencial o restringida que, en caso de hacerse pública, supondría una ventaja competitiva para su poseedor. De la misma forma, está absolutamente prohibido compartir cualquier clase de información con terceros, ya sea que de ello se derive beneficio personal o no. Debemos en todo momento respetar las políticas de privacidad del grupo BMA.

3. Todos los integrantes responsables del Grupo BMA deben cumplir estrictamente las políticas de facturación del Grupo, siendo especialmente cuidadosos en que los cobros a los clientes, ya sea mediante tarifa horaria o tarifa fija, sean razonables y justificados.  La facturación debe ser clara y debidamente sustentada. 

4. Honradez y Rectitud en todo momento. Este es y ha sido uno de los pilares del Grupo a través de los años. Nuestra política de tolerancia ante la corrupción es de TOLERANCIA CERO. No toleramos en ningún caso la corrupción, ni la aceptación o el ofrecimiento de sobornos, ni por nuestra parte, ni por parte de nuestros asociados del BMANETWORK, ni por parte de terceros en nuestro nombre. Apoyamos todos los esfuerzos por erradicar la corrupción y los delitos financieros.

5. Por regla general, no deben hacerse o aceptarse regalos ni obsequios, incluido el dinero en efectivo, para conseguir nuevos clientes o contratar proveedores. El Grupo BMA se enorgullece de fundamentar su estrategia competitiva en la prestación de servicios de calidad a precios competitivos. Sin embargo, la política del Grupo a este respecto acepta la posibilidad de obsequiar o recibir regalos, siempre y cuando estos entren dentro de lo razonable, y su valor no pueda considerarse excesivamente alto, lujoso o exagerado; como por ejemplo los pequeños obsequios habituales entre profesionales, fundamentalmente de valor simbólico y carácter promocional, las Invitaciones a reuniones profesionales, congresos o conferencias, cuyo coste sea moderado (ej. Seminarios, cursos y comidas de negocios).

6. Cumplimiento de todas las leyes, regulaciones y normativas aplicables que regulan la prestación de nuestros servicios. Los pagos realizados a entidades gubernamentales en razón de los servicios prestados por dichas oficinas o dependencias gubernamentales deben estar debidamente soportados en nuestros sistemas contables o claramente discriminados en los casos que no exista recibo oficial. 

7. Apertura razonada. Así denominamos el balance que debe buscarse entre la transparencia y comunicación fluida que son elementos básicos de un buen servicio, y la confidencialidad debida a la información a la que tenemos acceso como miembros del Grupo BMA o del BMANETWORK. Es decir, se informa por el medio adecuado, lo que se deba informar con precisión y profesionalismo, manteniendo en todo momento la discreción debida.

8. Grupo BMA no tiene adscripción política ni religiosa. Nadie puede ni debe expresar en nombre del Grupo opiniones sobre estos temas, excepto aquellas debidamente aprobadas por la dirección general en casos muy específicos. En esos raros casos, el Grupo emitirá un comunicado oficial.

9. Grupo BMA no discrimina a nadie por razones de sexo, preferencias sexuales, limitaciones físicas de naturaleza no imposibilitante, raza o religión.

10. Grupo BMA respeta a sus proveedores y competidores. Es política del grupo, Competir de forma honesta y leal, según las reglas que marca el mercado y la libre competencia.

11. Grupo BMA es respetuoso de sus obligaciones financieras, y busca pagar puntualmente las mismas. Existen sistemas y procesos para la compra de bienes y servicios, así como métodos y procedimientos de pago establecidos y de cumplimiento obligatorio. Grupo BMA mantiene manuales de procedimientos contables y políticas escritas de crédito y cobranzas. Ver nuestra política de facturación, crédito y cobranza.

12. Grupo BMA es respetuoso del medio ambiente. El ahorro y la optimización de recursos es y ha sido siempre uno de los principios relevantes de nuestra cultura.

13. Grupo BMA cultiva las prácticas de responsabilidad social empresarial y fomenta las relaciones con otras personas naturales o jurídicas que también lo hacen.

GUIA DE COMPORTAMIENTO INTERNO 

COMPORTAMIENTOS FOMENTADOS

Responsabilidad: Todos los integrantes del Grupo BMA debemos llevar a cabo nuestras actividades y relaciones profesionales y de trabajo, con integridad, ética y responsabilidad. 

Para el Grupo BMA, la responsabilidad, piedra angular del servicio al cliente, se ha traducido en “Un concepto de trabajo”, “una forma de hacer las cosas” que compete e involucra a todo el Grupo y lo distingue. Se han establecido para ese fin, procesos, tareas, controles físicos, operativos e informáticos, sistemas y esquemas que deben seguirse y cumplirse. Los socios, asociados miembros del BMANETWORK, prestadores de servicio, profesionales contratistas, jefes de departamento en particular y en general todos los colaboradores, pueden ‐siguiendo los canales adecuados – presentar sugerencias para mejorar nuestro desempeño.

Cortesía, tolerancia y trabajo en equipo. La elemental cortesía y la tolerancia crean un ambiente de trabajo agradable, el cual a su vez facilita el trabajo en equipo y la colaboración eficaz, fundamentales para un servicio de excelencia. Respetar y valorar la riqueza que aporta la mezcla de puntos de vista, talento y experiencia de las personas que trabajan con el grupo es muy importante.

Discreción y precisión: La discreción es un rasgo de la personalidad esencial para poder cumplir con uno de los valores compartidos del grupo como es la confidencialidad, privacidad y protección de datos. La información que deba compartirse o comunicarse debe hacerse de forma precisa, sobria y adecuada. Las plataformas y sistemas implementados aseguran la accesibilidad graduada a la información necesaria para el cumplimiento del trabajo o proyecto asignado.

Accesibilidad socios, administración, asociados, jefes de departamento: En todo momento y dentro de los parámetros indicados por este código y el sentido común, debemos estar accesibles para ser contactados de manera inmediata por nuestros jefes, socios, asociados, compañeros de trabajo o colaboradores, e indicar al menos con setenta y dos (72) horas de anticipación cuando, por motivos razonables, no lo estaremos durante un período determinado. En particular, los socios, asociados, prestadores de servicio, profesionales contratistas y jefes de departamento deberán en todo momento comunicar por escrito a la administración como cumplirán con su trabajo, y/o como coordinarán el funcionamiento del departamento a su cargo, número de celular al que podrán ser contactados, correo electrónico para situaciones de emergencia. En casos extremos en que lo anterior no sea posible, la planificación del período de ausencia deberá ser más cuidadosa. Lo anterior es esencial para mantener comunicaciones fluidas que garanticen el cumplimiento de nuestro valor compartido de enfoque integral de servicio al cliente.

Respeto y puntualidad: Debemos mantener un trato respetuoso con nuestros jefes, socios, asociados, compañeros de trabajo, prestadores de servicio o colaboradores, exigiéndoles a ellos el mismo comportamiento. La puntualidad tanto con nuestros horarios de trabajo y responsabilidades, es consecuencia de una cultura respetuosa y de calidad total.

Relaciones personales: Comunicar de inmediato al superior correspondiente o a la administración central, las relaciones personales de tipo afectivo o erótico que surjan entre miembros del grupo BMA entre sí o entre socios, asociados, profesionales contratistas, empleados, colaboradores del Grupo y los socios, asociados, empleados o colaboradores de un cliente, asociado, miembro del BMANETWORK, corresponsal, colaborador externo o proveedor con el fin de prevenir eventuales riesgos de independencia de criterios y/o conflictos de interés. La administración tiene como política general no permitir este tipo de relaciones que pueden afectar nuestra independencia y objetividad. Es imperativo señalar que, para mantener la ética laboral y fomentar un ambiente profesional, no se permiten demostraciones físicas de cariño o afecto entre colaboradores en las áreas de trabajo. 

Ambiente de trabajo: El Grupo BMA tiene como política el contar con instalaciones cómodas y adecuadas para la prestación de nuestros servicios.

Alcohol, drogas y alimentos: Esta terminantemente prohibido ingresar a las instalaciones de BMA o trabajar ‐incluso de manera remota‐ bajo los efectos de bebidas alcohólicas, drogas o cualquier otra sustancia que pueda imposibilitar, limitar o poner en duda el comportamiento y juicio profesional. Está terminantemente prohibida la posesión, venta, distribución o elaboración de drogas o cualquier otra sustancia o material ilegal. Los alimentos deberán consumirse en los espacios físicos destinados para ello y durante los tiempos acostumbrados, procurando en todo momento la limpieza y el orden necesarios para la salud y la seguridad.

Vestimenta: Todos somos la imagen del Grupo BMA y debemos en todo momento utilizar vestimenta adecuada.

Política de puertas abiertas: Grupo BMA mantiene una política de puertas abiertas con el objetivo de posibilitar la presentación de sugerencias, iniciativas, compartir puntos de vista, plantear inquietudes, quejas o problemas y resolverlos en conjunto para motivar y fortalecer la confianza, lealtad y compromiso entre socios, asociados, profesionales contratistas, empleados, jefes de departamento y la administración. Se fomenta hacer uso de esta política de Puertas Abiertas, sin temor a represalias. La administración adquiere el compromiso de escuchar y considerar seriamente lo propuesto. Para garantizar la transparencia del proceso, todo colaborador que haga uso de esta Política debe identificarse con la seguridad que se guardará la debida discrecionalidad y confidencialidad que la política garantiza.

Uso de los recursos de Grupo BMA: Todos los que orgullosamente formamos parte del Grupo, debemos utilizar los recursos e instalaciones del mismo con fines legales y éticos, bajo supervisión en caso necesario.

Debemos hacer uso de la información, estructura tecnológica, instalaciones, propiedad intelectual (patentes, marcas registradas, derechos de autor, etc.), software, incluyendo a M.A.R.I.A. (MEJIA ARTIFICIAL INTELLIGENCE ASSISTANT), maquinaria, recursos financieros incluyendo, de ser necesario, dinero en efectivo del Grupo sólo con fines profesionales y de una forma responsable, con precisión y exactitud a la hora de solicitar el reembolso de los gastos.

Debemos cuidar y proteger las instalaciones y los equipos tecnológicos del Grupo, incluyendo los datos que contienen y el software con el que operan, para evitar su destrucción, robo o utilización inadecuada, manteniendo las necesarias medidas de seguridad

No debemos emplear contraseñas ajenas para acceder a los sistemas, y evitar prestar las propias para su uso por otras personas, ya sean o no miembros del grupo.

Utilizar únicamente el software y equipo aprobados por el equipo técnico informático responsable y restringir su utilización para los fines para los que han sido dispuestos.

Se debe hacer un uso responsable y productivo de los sistemas de comunicación propiedad de la firma, como son el correo electrónico, los dispositivos móviles, el teléfono y el acceso a Internet.

Está específicamente prohibido el acceso a material pornográfico o ilegal.

Se debe mantener y fomentar la imagen corporativa del Grupo, utilizando los sistemas de comunicación de forma responsable, manteniendo en todo momento, la educación en el lenguaje, atención correcta de las llamadas entrantes, utilización de un lenguaje adecuado en los correos electrónicos y otros medios de comunicación. 

OBSERVANCIA DE ESTE CODIGO

La dirección del Grupo BMA evalúa permanentemente el cumplimiento de este código y mantiene una política de difusión constante de nuestra MISION, VISION, VALORES COMPARTIDOS, principios éticos y guías de comportamiento, tanto a nivel interno como a nuestros clientes, asociados, miembros del BMANETWORK, corresponsales, aliados estratégicos y proveedores

Para cualquier comunicación o consulta en relación con este código hemos creado y puesto a disposición el correo dedicado: etica@bufetemejia.com  

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 OFICINA PARA CORRESPONDENCIA:

BMA / BUFETE MEJIA & ASOCIADOS

20 Ave. “A”, 1 y 2 Calle S.O., Barrio Rio de Piedras,

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Tel: (504) 2550-7744

+1 (914) 412-5719

Email: etica@bufetemejia.com

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